Política de Privacidade para tratamento de Dados Pessoais
Nota Prévia
A presente Política de Privacidade procura, no âmbito Regulamento (EU) 2016/679 de 26 de Abril de 2016, simplificar a informação e direitos de todos os titulares dos dados submetidos para tratamento. Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada ou retificada.
Parte Geral
A Política de Privacidade para tratamento de Dados Pessoais, apresentada neste documento, explicita os termos em que o Externato da Quintinha (EEP), ESTABELECIMENTO DE ENSINO PARTICULAR DA QUINTINHA, LDA, RUA JOSÉ PEDRO LOURENÇO 51 2660-291 SANTO ANTÓNIO DOS CAVALEIROS, NPIC e NIF 501224548 procede no tratamento e armazenamento físico e digital de dados pessoais referentes a: Alunos, Pais ou Encarregados de Educação, Colaboradores, Parceiros, membros da Comunidade Educativa e Utilizadores do website, bem como os direitos que podem exercer, de acordo com o disposto no Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho – Regulamento Geral Proteção de Dados (RGPD) – e restante legislação nacional aplicável em matéria de privacidade e proteção de dados.
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) assegura a definição e implementação dos processos de recolha, tratamento, acesso, armazenamento físico e digital, transferência ou por outras formas de interação com esta informação, suportada nos princípios do tratamento de forma justa e apropriada, procedendo à respetiva disponibilização ou transferência da informação apenas sob as circunstâncias e medidas adequadas, complementando o disposto nas condições gerais da prestação de serviços de Ensino e Formação, no âmbito desta matéria.
Estes princípios aplicam-se a todo o processo de registo, tratamento e processamento de Dados Pessoais de forma uniforme e transversal, pelo EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP).
Definições
Para facilitar a compreensão desta Política, são utilizadas as seguintes definições:
Dados Pessoais: qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável; é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo: um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular;
Tratamento de dados pessoais: é uma operação ou um conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição;
Responsável pelo Tratamento dos Dados Pessoais: pessoa singular ou coletiva que determina as finalidades e os meios do tratamento de dados pessoais.
Subcontratante: pessoa singular ou coletiva, que trata os dados pessoais por conta do EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP), no contexto de prestação de serviços, formalizada através de Contrato.
Autoridade de controlo: autoridade pública independente a quem compete controlar e fiscalizar o processamento de dados pessoais. Em Portugal, é representada pela entidade administrativa designada por Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) que se constitui como a Autoridade Nacional de Controlo de Dados Pessoais.
Entidade Responsável pelo Processamento e Tratamento de Dados
A entidade responsável pelo processamento e tratamento dos dados é o Externato da Quintinha (EEP), instituição de ensino pertencente à empresa: ESTABELECIMENTO DE ENSINO PARTICULAR DA QUINTINHA, LDA, RUA JOSÉ PEDRO LOURENÇO 51 2660-291 SANTO ANTÓNIO DOS CAVALEIROS, com NIPC e NIF 501224548.
Princípios observados
No tratamento de dados a que o EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) procede, observa princípios da licitude, lealdade e transparência; limitação das finalidades; minimização dos dados; exatidão; limitação da conservação; integridade, confidencialidade e responsabilidade.
Fundamento para o Processamento e Tratamento de Dados
Na prossecução da sua atividade, o processamento e tratamento de dados a que o EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) procede, enquadra-se em finalidades determinadas, explícitas e específicas, sendo assegurados os deveres de informação aos titulares dos dados.
Tal tratamento fundamenta-se:
• No âmbito da execução de contratos nos quais os titulares dos dados são parte ou em
diligências pré-contratuais a seu pedido;
• No cumprimento de obrigações legais e jurídicas;
• Na prossecução dos interesses legítimos do EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP);
• No consentimento do titular dos dados.
Processamento e Tratamento de Dados Pessoais
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) processa e trata os dados pessoais que recolhe no âmbito da relação estabelecida com os Alunos, Pais ou Encarregados de Educação, Colaboradores, Parceiros, membros da Comunidade, Utilizadores do website e quaisquer outros indivíduos identificáveis e no âmbito do cumprimento das obrigações legais e regulatórias aplicáveis.
Que dados pessoais são recolhidos e tratados?
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) pode proceder à recolha e ao tratamento, entre outros, dos seguintes dados pessoais:
a) Para efeitos de prestação de serviço de educação escolar: Nome, data de nascimento, número Cartão de Cidadão ou outro documento de identificação, data de validade desse documento, nº NIF, Nº NISS, Naturalidade, morada, Código Postal de residência e Localidade, do aluno, assim como, os mesmos dados do Pai, Mãe e/ou Encarregado de Educação, incluindo contactos telefone, email e outros dados necessários para a prestação dos serviços de ensino, educação, desporto escolar e atividades culturais, necessários, entre outros, assim como para os processos de pré-inscrição, matrículas, transferência de aluno, processo de equivalências estrangeiras, mudança de Encarregado de Educação (E.E.), mudança de curso, anulação de matrícula e processo digital do Aluno.
b) Para efeitos de faturação de serviços de Ensino, Desporto e Culturais realizados: nome, morada, número de identificação fiscal (NIF) e email;
c) Recrutamento e seleção de colaboradores: nome, morada, telefone, email e currículo vitae;
d) Funcionários e colaboradores: nome, morada, contacto telefónico, NIF, NISS, N Utente, IBAN, email.
De que forma são recolhidos os seus dados?
Os dados pessoais podem ser recolhidos através dos seguintes meios:
a) Website e formulários online;
b) Chamadas telefónicas;
c) Presencialmente nas instalações do EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP);
d) Email;
e) Através de aplicações instaladas em dispositivos móveis.
Alguns dados pessoais recolhidos são de preenchimento obrigatório e, em caso de falta ou insuficiência desses dados, o EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) poderá não conseguir prestar os serviços ou as informações solicitadas. Em cada caso concreto, o EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) informá-lo-á da natureza obrigatória do fornecimento dos dados pessoais em causa.
Partilha de Dados
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) poderá transmitir os dados a parceiros externos subcontratados, assegurando a confidencialidade dos mesmos, garantindo o cumprimento da política de privacidade e proteção de dados sempre de forma compatível com as finalidades determinantes do tratamento.
Os dados recolhidos e detidos pelo EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) poderão ainda ser transmitidos, com respeito pelo dever da confidencialidade e pelo princípio da finalidade que presidiu à sua recolha, para as seguintes entidades:
Autoridades administrativas ou judiciais nos casos em que tal cedência seja obrigação legal;
Direitos dos titulares de dados pessoais
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) assegura o exercício dos direitos de acesso, de retificação, de oposição, de apagamento, portabilidade e limitação do tratamento, nos termos previstos na Lei:
- Direito de ser informado sobre a forma como registamos os seus dados, a finalidade do seu tratamento e uso, a proteção física e lógica como estão armazenados.
- Direito a aceder a toda a informação sobre onde, como e de que forma está organizada (em categorias, finalidades, período de tempo de armazenamento e tratamento dos dados).
- Direito de atualização ou retificação dos dados a qualquer momento por via de carta registada ou email.
- Direito de ser esquecido – pode a qualquer momento pedir para serem apagados os seus dados pessoais desta base de dados, usando os mesmos meios descritos no ponto anterior.
- Direito de restrição de processamento, sempre que possa estar em causa a precisão dos dados pessoais ou não serem mais necessários para estes efeitos. O processamento destes dados e os seus direitos de restrição não se sobrepõem à necessidade de os usar para efeitos legais ou no interesse público manifestado por organismos pertencentes a um Estado Membro da União Europeia com poderes para tal.
- Direito à Portabilidade – Tem o direito de requisitar e reutilizar os seus dados para outros fins. Para tal, receberemos esse pedido através do email ou carta registada.
- Direito a retirar o seu consentimento – Pode a qualquer momento retirar o consentimento que nos deu para esta finalidade através de de email ou carta registada.
- Direito de reclamação – Pode fazer uma reclamação através do organismo supervisor em Portugal (Comissão Nacional de Proteção de Dados).
Como exercer os direitos
Os titulares dos dados podem exercer os seus direitos mediante contacto e preenchimento do formulário de exercício de direitos na sede do EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP), por e-mail ou por correio registado. Os pedidos de informação sobre gestão de dados pessoais podem ser apresentados através de:
a) Preenchimento de formulário disponível na morada da Sede,
b) Email dirigido ao Data Protection Officer para o email: dpo@externatoquintinha.pt
c) Carta dirigida ao Data Protection Officer para a morada do EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP). RUA JOSÉ PEDRO LOURENÇO 51 2660-291 SANTO ANTÓNIO DOS CAVALEIROS
Conservação de Dados
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) cumpre com as normas legais relativas aos prazos de conservação de dados pessoais, devendo conservar os mesmos:
a) Até dez anos após o termo da relação contratual;
b) Enquanto subsistirem obrigações emergentes de relação contratual;
c) Enquanto puder ser oponível direito à EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP).
Subcontratantes
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP), na prossecução da sua atividade, poderá recorrer a terceiros – Subcontratantes – para a prestação de determinados serviços, o que poderá implicar o acesso, por esses terceiros, a dados pessoais dos titulares dos dados.
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) assegura que, nestas circunstâncias são adotadas as medidas técnicas e organizativas adequadas de forma a assegurar que as entidades subcontratadas satisfazem os requisitos legais aplicáveis e oferecem as garantias adequadas em matéria de proteção de dados.
Medidas de Segurança
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) garante as medidas adequadas de segurança e de proteção dos dados pessoais dos titulares dos dados. Para o efeito, adota diversas medidas de segurança de carácter técnico e organizativo apropriadas, e instrui os seus subcontratantes que processem informação pessoal, se existirem, de forma a proteger os dados pessoais contra a sua perda, difusão, alteração, tratamento ou acesso não autorizado, bem como contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
Encarregado de Proteção de Dados (EPD)/Data Protection Officer (DPO)
O EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) nomeou um Data Protection Officer (DPO), a quem poderão ser endereçadas questões relacionadas com a proteção de dados pessoais, através dos seguintes meios:
a) Email dirigido ao Data Protection Officer para o email: dpo@externatoquintinha.pt
b) Carta dirigida ao Data Protection Officer para a morada do EXTERNATO DA QUINTINHA (EEP) RUA JOSÉ PEDRO LOURENÇO 51 2660-291 SANTO ANTÓNIO DOS CAVALEIROS.